若客户决定预定场地，则在每日预订表和场地预订本上注明，并向客户收取部分押金，押金金额视宴会规模不等。
         2.与顾客确定宴会菜单
         尽早与客户确认预订,明确人数和场所，宴会菜品风味和特殊要求；与客户保持联系，如有变化随时登记，并注明更改日期和更改人及登记人。
         在场地确定时可要求客户确定菜单，当客户不能决定时，可提供相应菜单供客户参考，同时说明菜单应至少在宴会日期前半个月确定下来。在确定菜单时，一式两份，须在菜单上注明宴会日期、地点、餐别及人数，并由客户签字；明确赠送主食种类，对可选择菜品须二选一。如客户要求对菜品做个别调整，询问厨师长征得同意后告知客户差价，并说明因季节变化，酒店有权将个别时令菜作相应调整。菜单确定后在每日预订表与场地预订表上注明。
         3.签订协议
         提前向餐饮部发送宴会预订通知，包括预订批次、人数、时间、地点、菜品及特殊要求。场地和菜单确认后，与客户签订宴会协议时，用酒店标识设计的专用协议表格逐一填写，免费项目和非免费项目须填写清楚，并按店规明确说明。
         协议签订后，销售人员根据客户的要求填写“美工制作单”，为避免失误，客户姓名须由客户亲自书写并留为存根，以备核对。“美工制作单”在宴会日期前十天送营销部经理签字后转交美工室，在宴会开始前五小时接收与核对，以留足更正错误的时间。